Die Sache mit der Ordnung
Was kann weg? Was darf bleiben? Was brauche ich noch?
Jeden Tag ein bisschen. Also nicht alles auf einmal. Deckt sich einigermaßen mit meiner Aufräum-Strategie. Die geht aber eher so, vor allem wenn ich Schränke aufräume: alles erst mal raus!
Dann den leeren Fächern Funktionen zuordnen und dann alles, was wieder rein soll, passend platzieren. Kann man auch auf ein ganzes Zimmer übertragen aber das zieht sich.
Das „Platzieren“ ist der Schlüssel!
Hat eine Sache keinen Platz oder festen Ort, entstehen bei mir Stapel oder Kisten die lange rumliegen, irgendwie nerven aber irgendwie auch irgendwann mit der Umgebung verschmolzen sind. Bis der große Rappel kommt und dann soll alles besser werden, ordentlicher, staubfreier, sortierter.
Ruhe fürs Auge.
Fertig kann man damit dann auch irgendwie nie werden. Was natürlich auch hilft, Sachen loslassen können. Und was manchmal wieder ganz schön ausbremsend ist, wenn man mal in Aussortier-Fahrt war: was nun tun mit all den Sachen ohne festen Ort, ohne neue Bestimmung? Und was ist mit den Sachen, die Platz einnehmen, aber nur in Kisten und Schränken verstaut bleiben, weil man die doch nicht wegmachen darf, irgendwann mal brauchen könnte oder doch in der Familie bleiben sollten bzw. für irgendwann in weiter Zukunft sind, weil dann sind ja vielleicht wieder schön, weil Enkel da sind, man mehr Zeit hat oder doch mal was mit einer riesen Blechkiste voll Knöpfen machen will?
Um das Ausmisten und Sortieren in den Räumen um mich herum geht es in meiner September-Newsletter-Ausgabe.
Aber wie sortiert man eigentlich neues Wissen, Inspiration und digital Gesammeltes?
Mein digitaler Schreibtisch. Ziel: er soll möglichst leer sein und die beiden Ordner werden wöchentlich gesichtet und aufgeräumt. (Wallpaper: Luke Fenech)
Eine Idee taucht auf, während ich unterwegs bin, und landet in der Notizen-App. Ein Link wird als Lesezeichen gespeichert oder bleibt als offener Tab liegen. Ein Newsletter wartet im Posteingang. Ein Screenshot verschwindet zwischen anderen Screenshots. Ein Gedanke steht auf einem Zettel, ein anderer in einem Notizbuch. Und irgendwo liegen Dateien auf dem Rechner oder in einer Cloud.
Ich kann sehr gut sammeln. Links, Ideen, Bilder, Bücher, Empfehlungen, Formulierungen, Themen. Aber wie oft nutze ich später den passenden Artikel, Reisetipp, die Studie oder das abfotografierte Rezept? Interessiert mich das Thema nach drei Monaten noch? Nach drei Jahren? Habe ich wirklich ein Leseproblem – oder einfach ein begrenztes Zeit- und Aufmerksamkeitskontingent?
Oliver Burkeman beschreibt in einer Newsletter-Ausgabe, dass Sammeln an die Stelle des Tuns treten kann. Einen Artikel zu speichern oder ein Buch zu kaufen, fühlt sich bereits nach Beschäftigung mit dem Thema an. Tatsächlich habe ich vielleicht nur die Möglichkeit festgehalten, mich irgendwann damit zu beschäftigen.
Leseempfehlung: The Imperfectionist: The power of immediacy
Das heißt nicht, dass Sammeln nutzlos ist. Aber vielleicht hilft es, beim Speichern kurz zu unterscheiden:
- Sammle ich das gerade, weil ich es wirklich später verwenden möchte?
- Oder fühlt es sich nur gut an, diese Möglichkeit nicht zu verlieren?
Wie schlimm wäre es eigentlich, wenn all das „Fremdgesammelte“ plötzlich gelöscht wäre?
Vielleicht wäre das im ersten Moment ein großer Schreck. Vielleicht würde es sich furchtbar oder nach Verlust anfühlen. Vielleicht würde aber auch vieles nicht fehlen. Vielleicht würde ich mich an einige Dinge gar nicht mehr erinnern und bei anderen feststellen, dass ich sie längst selbst weitergedacht oder gar nicht mehr gebraucht habe.
Was ich wirklich behalten möchte, braucht einen Platz. Was ich nur nicht verlieren möchte, darf vielleicht zunächst in einer Art „Sammelbecken“ landen, das regelmäßig geprüft und ausgemistet wird.
Wie verstreut meine Textschnipsel, Ideen, Inspirationen, Links, Dateien, Quellen und Bilder sind, fiel mir auf, als ich mich für einen Workshop rund um Ordnungssysteme für Kreative und Schreibende vorbereitete. Dafür sollte ich aufschreiben, wo ich überall Dinge abspeichere und digital lagere.
Die Liste wurde ganz schön lang. Und je länger ich darüber nachdachte, desto mehr fiel mir ein. Über die Jahre habe ich Tools, Browser und Speicherorte verändert oder erweitert. Nicht alles vom Handy ist mit dem Laptop synchronisiert und manches liegt an einem ganz anderen Ort, als ich vermutet hätte.
Schreib doch auch mal neugierig auf, wo Du über all sammelst und speicherst!
Inspiration, Wissen und Wichtiges liegen bei mir zum Beispiel in verschiedenen Notizen-Apps, offenen Tabs, Lesezeichen, Mails und Newslettern, auf Zetteln und in Notizbüchern, als Screenshots und gespeicherte Social-Media-Beiträge, in Büchern und Magazinen, in Download- und Dokumentenordnern, in Clouds, auf Festplatten und verschiedenen Endgeräten. Und natürlich im eigenen Kopf.
Dazu kommen verschiedene Dateiversionen, Dateiformate und Programme. Manche Informationen lassen sich durchsuchen, manche nicht. Manche Links funktionieren nicht mehr. Nicht alles ist haltbar, nicht alles bleibt wichtig oder inhaltlich relevant.
Wenn ich mir die Orte anschaue, an denen sich Ideen und Informationen sammeln, wurde mir schnell klar: Das Problem ist eigentlich nicht „zu wenig Ordnung“. Es sind bei mir zu viele Speicherorte mit unterschiedlichen Regeln gewachsen. Bei Dir ja vielleicht auch?
Warum möchte ich meine Organisation verändern?
Mir war nach mehr Struktur und Ruhe in meinen Sammlungen. Nach Verdichten und durch Ordner gehen, die ich lange nicht angefasst hatte. Ein bisschen auch nochmal meiner Entwicklung und meinen Gedanken und Texten begegnen aber auch alten Ballast loswerden wollen. Ich will den Sachen wieder einen festen Platz geben. Mein Wissen nicht mühevoll zusammenklauben müssen. Mich nicht nur auf eine Suchfunktion verlassen oder auf KI, die das für mich bündelt. Manche Arten des Sortierens und Sichtens kann man nur selbst machen und die passenden Entscheidungen treffen.
Möchte ich weniger suchen? Weniger offene Schleifen im Kopf haben? Meine Ideen wieder leichter finden? Ein bestimmtes Projekt beginnen? Private und berufliche Themen besser trennen? Eine Art Wissensdatenbank aufbauen? Oder einfach nicht mehr jedes Mal seufzen müssen, wenn ich einen bestimmten Ordner öffne oder etwas nicht wiederfinde?
Das Ziel muss nicht immer messbar sein. Es kann auch ein Gefühl sein: mehr Orientierung, weniger Sorge, etwas Wichtiges zu verlieren, oder ein Ort, an dem ein Thema wachsen darf.
Trotzdem kann es helfen, das Ziel sichtbar zu machen: ein zentraler Eingang für neue Notizen, ein freier Desktop (finde ich mittlerweile herrlich!), keine offenen Tabs am Ende der Woche und ein regelmäßiger Blick auf schnell Abgespeichertes.
Eine Grundstruktur muss nicht kompliziert sein. Als Basis kann es helfen den verschiedenen Tools und Speicherorten eine Funktion zu geben und zu überlegen, mit welchen Arten von Dateien/Dokumenten man regelmäßig zu tun hat.
- Wo sammle ich spontane Gedanken?
- Wo bearbeite ich aktuelle Projekte?
- Wo bewahre ich wichtige Dokumente auf?
- Wo finde ich später Quellen und Inspiration wieder?
- Was mache ich mit einem nützlichen Link?
- Wie gehe ich mit Dateien um, die mir per Mail/messenger oder filesharing gesendet werden?
- Wo kommen Screenshots hin und sollen sie direkt umbenannt werden
- usw.
Arbeitsmaterial muss schnell erreichbar sein. Inspiration darf lockerer gesammelt werden. Ein Archiv oder eine Ablage sollte klar benannt, nachvollziehbar und gut gesichert sein.
Auch Dateinamen und Ordnerbezeichnungen sind Teil dieser Struktur. Eine Datei mit dem Namen „final-neu-2.pdf“ verrät mir später vermutlich nicht mehr viel. Vielleicht hilft die Frage: Wonach würde ich suchen, wenn ich diese Datei wiederfinden möchte? Oder bei ganz wichtigen Dateien: würde sie auch jemand im Notfall gut finden können?
Kleine Hilfmittel können verhindern, dass alles automatisch im Download- oder Screenshot-Ordner landet: beim Herunterladen nach dem Speicherort fragen lassen und Dateien direkt sinnvoll benennen.
Der Download-Ordner und der Screenshot-Ordner sind dann eher sowas wie Briefkästen als endgültige Ablageorte und könnten regelmäßig geleert werden.
Wie bündele ich Wissensgebiete und Themen?
Ich teste für mich gerade etwas, das ich „Themenvitrinen“ nenne. Damit gliedere ich die Themen, die aktuell für mich relevant sind.
Eine Themenvitrine ist für mich ein vorläufiger Platz und damit ein Dach für Inhalte, die zu einem bestimmten Thema gehören oder gehören könnten. Dort können ein Screenshot, ein Zitat, ein Link, eine Sprachnotiz, ein Flyer, ein Buchhinweis oder ein eigener Gedanke zusammenkommen.
Nicht unbedingt, weil alles schon vollständig sortiert ist, sondern weil es grundsätzlich zum Thema passt und sich in diesem Rahmen weiterentwickeln kann. Ich bündele also zum Beispiel alles, was mir zum Thema „Storytelling“, „Mental Load“, „Stricken“, „Frankfurt“ oder für das nächste Thema im „Salon Frisson“ begegnet.
Die Frage ist also beim Speichern: Zu welchem Thema passt das gerade?
Wenn sich genügend Dinge in einer Themenvitrine angesammelt haben, zeigt sich vielleicht eine feinere Struktur. Aus einem großen Thema werden Unterthemen. Etwas gehört eigentlich in eine andere Vitrine. Aus einer losen Idee wird ein konkretes Projekt. Oder es wird klar, dass das Thema inzwischen gar nicht mehr wichtig ist.
Ich könnte natürlich die einzelnen Themenvitrinen-Themen überall versuchen abzubilden: Als Lesezeichen-Ordner, als Mail-Ordner, als Notizbuch-Ordner usw. Das wäre mir persönlich dann aber wieder zu verstreut und ich ziehe mir lieber alles an einen Ort der mit vielen Formaten gut umgehen kann und auf den ich auch vom Handy aus zugreifen kann, zum Beispiel Notion.
Die Sortierung entsteht dann nicht vollständig am Anfang. Sie entwickelt sich teils auch aus dem Material.
Wie viel muss wie schnell gesichtet werden?
Der Wechsel in ein neues System muss nicht bedeuten, dass ich alle Dateien, Notizen und Ablageorte gleichzeitig durcharbeite. Es ist ein Prozess, ich nehme mir jeden Monat eine Sache vor: z.B. Screenshots, Insta-Merklisten, den Download-Ordner oder einer Notizen-App, die ich eigentlich gar nicht mehr nutzen möchte aber mal genutzt habe.
Ich räume also peu à peu auf und versuche die neuen Strukturen konsequent bei neuem Input anzuwenden. Naja, sagen wir mal möglichst konsequent 😉
Es ist eine Menge: Viele Dateien müssen noch einmal angesehen, benannt, verschoben oder gelöscht werden. Manches ist doppelt, veraltet oder nicht mehr auffindbar. Mein eigenes Foto-Archiv ist nochmal eine Baustelle für sich.
Gleichzeitig können beim Durchsehen Ideen, Notizen, Bilder oder Erinnerungen auftauchen, an die ich lange nicht gedacht habe. Vielleicht finde ich etwas, das ich jetzt tatsächlich weiterverwenden kann. Vielleicht freue ich mich einfach darüber, es wiederzusehen. Oder verbringe statt auszumisten den Abend damit, Babyvideos von meinem Sohn anzuschauen, die ich gar nicht mehr auf dem Schirm hatte. Und bekomme so die Inspiration, öfter einfach den Alltag mitzufilmen. Nur für uns. Und manchmal wird auch klar, dass etwas nicht mehr wichtig ist und in den Papierkorb wandern darf. Auch wenn man Speicherplatz kaufen kann oder genügend davon hat und alle so lassen könnte: mich entlastet das digitale Aussortieren. Es gibt mir wieder mehr Überblick.
Und klar, in ein paar Jahren brauche ich vielleicht wieder ein neues System, aber dann muss ich vielleicht weniger aus allen Sammelbecken zusammenziehen, weil ich jetzt schon gut vorsortiert habe.
Wie geht es Dir mit Deinen Inspirationsschnipseln? Verstreutes Konfetti oder übersichtlich einsortiert?
Ich habe die Kommentarfunktion abgestellt. Ich freue mich aber sehr, wenn Dich ein Beitrag zum Weiterdenken oder Einhaken anregt. Schreib mir dann gerne an hallo@salon-frisson.de, damit wir in den Austausch gehen können!